Reporting automatisieren, Analyse priorisieren

Warum Automatisierung unverzichtbar ist

Die meisten Unternehmen haben in den vergangenen Jahren erheblich in ihre Systeme investiert. Buchhaltung, CRM, Personalsoftware, Projektmanagement-Tools oder Shopsysteme liefern heute mehr Daten als je zuvor. Trotzdem verbringen viele Finance-Teams einen großen Teil ihrer Zeit damit, Daten zusammenzuführen, aufzubereiten und für Reports vorzubereiten. Die eigentliche Analyse rückt dadurch häufig in den Hintergrund.

Professionelles Finanzreporting zeichnet sich nicht dadurch aus, dass Excel verschwindet. Viel wichtiger ist die Frage, welche Arbeitsschritte automatisiert werden können und wo menschliche Interpretation weiterhin unverzichtbar bleibt. Das Ziel sollte sein, weniger Zeit für deren Aufbereitung aufzuwenden.

Wenn Unternehmen über Reporting sprechen, wird die Diskussion häufig sehr schnell technisch: Dann geht es um BI-Tools, Dashboards, Datenbanken oder neue Softwarelösungen. Diese Themen sind wichtig. Sie lenken jedoch manchmal von einer einfacheren Frage ab: Wie viel Zeit verbringt das Finance-Team eigentlich damit, Zahlen zusammenzutragen?

In vielen Unternehmen lautet die ehrliche Antwort: deutlich mehr als gewünscht. Daten werden aus verschiedenen Systemen exportiert, Tabellen zusammengeführt, Formate angepasst und Reports aktualisiert. Monat für Monat entstehen dieselben Arbeitsschritte erneut. Das ist zunächst kein Problem, denn viele Unternehmen starten genau so. Schwierig wird es, wenn der Aufwand mit dem Unternehmen wächst.

Was bei zehn Mitarbeitern problemlos funktioniert hat, wird bei fünfzig oder hundert Mitarbeitern schnell zu einer dauerhaften Beschäftigung. Zusätzliche Gesellschaften, neue Geschäftsbereiche und weitere Datenquellen erhöhen die Komplexität kontinuierlich. Irgendwann verbringt das Finance-Team einen erheblichen Teil seiner Zeit damit, Informationen vorzubereiten, anstatt sie zu analysieren.

Dabei liegt der eigentliche Wert von Finance selten in der Datensammlung! Ein Geschäftsführer benötigt keine zusätzliche Person, die Zahlen aus fünf Systemen in eine Excel-Datei kopiert. Er benötigt jemanden, der Entwicklungen erkennt, Risiken einordnet und Entscheidungen vorbereitet. Genau dort entsteht der Unterschied zwischen Reporting und Unternehmenssteuerung.

Die meisten Führungsteams möchten nicht wissen, wie ein Report erstellt wurde. Sie möchten verstehen, warum sich Umsatz, Marge, Betriebsergebnis oder Liquidität verändern und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Je mehr Zeit für manuelle Vorarbeiten benötigt wird, desto weniger Zeit bleibt für diese Aufgaben.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jede Finance-Abteilung sofort eine komplexe BI-Landschaft aufbauen sollte. Tatsächlich wird die Diskussion über Tools häufig überschätzt:

• Excel ist kein Problem.

• Google Sheets ist kein Problem.

• Selbst manuelle Auswertungen sind zu Beginn eines Unternehmens selten ein Problem.

Die entscheidende Frage lautet vielmehr, ob dieselben Arbeitsschritte Monat für Monat erneut durchgeführt werden.

Wenn Mitarbeiter regelmäßig dieselben Daten exportieren, dieselben Tabellen aktualisieren und dieselben Formeln prüfen müssen, lohnt sich meist ein Blick auf die zugrundeliegenden Prozesse, denn viele Unternehmen automatisieren zu spät. Andere investieren sehr früh in komplexe Lösungen, obwohl die grundlegenden Reporting-Prozesse noch gar nicht definiert sind.

Beides führt selten zu guten Ergebnissen.

Besonders interessant wird Automatisierung dort, wo verschiedene Datenquellen zusammengeführt werden.

• Ein SaaS-Unternehmen kombiniert häufig Buchhaltungsdaten mit CRM-Informationen, Vertragsdaten und operativen Kennzahlen.

• Im E-Commerce kommen zusätzlich Shopsysteme, Marketingplattformen und Warenwirtschaftssysteme hinzu.

• Agenturen und Beratungen arbeiten oft mit Projektmanagement-Tools, Zeiterfassungssystemen und CRM-Daten.

• IT-Service-Unternehmen verbinden Projektinformationen, Auslastungsdaten und Finanzzahlen.

• Je mehr Systeme beteiligt sind, desto größer wird der Aufwand für die manuelle Zusammenführung der Informationen.

An diesem Punkt entstehen häufig die größten Effizienzgewinne.

Mindestens genauso wichtig wie die Automatisierung der Datensammlung ist die Art der Darstellung. Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit umfangreichen Excel-Tabellen, die zwar alle Informationen enthalten, aber nur begrenzt Orientierung bieten. Dabei erwarten Führungskräfte heute eine andere Form der Aufbereitung. Entwicklungen sollten schnell erkennbar sein. Abweichungen sollten unmittelbar auffallen. Kommentare sollten erklären, warum sich Kennzahlen anders entwickeln als erwartet.

Das bedeutet nicht, dass Tabellen verschwinden müssen - im Gegenteil: Excel bleibt für viele Finance-Teams eines der flexibelsten Werkzeuge überhaupt. Die eigentliche Stärke entsteht häufig durch die Kombination aus automatisierter Datenbereitstellung, flexibler Analyse und klarer Kommentierung der Ergebnisse.

Ein gutes Reporting erkennt man daran, wie viel Zeit für die eigentliche Analyse bleibt.

Finance-Teams, die den Großteil ihrer Kapazität für manuelle Datensammlung aufwenden müssen, werden zwangsläufig weniger Zeit für Planung, Szenarioanalysen oder die Unterstützung von Managemententscheidungen haben.

Genau dort liegt jedoch der größte Hebel.

Praxisempfehlungen für Geschäftsführer und CFOs

Wer sein Reporting weiterentwickeln möchte, sollte zunächst die eigene Zeitverwendung analysieren.

Wie viele Stunden pro Monat fließen in Datensammlung, Aufbereitung und Konsolidierung?

Wie viele Stunden werden für Analyse, Planung und Managementunterstützung verwendet?

Die Antwort liefert häufig einen besseren Ausgangspunkt als jede Diskussion über Software.

Anschließend lohnt es sich, die wiederkehrenden Arbeitsschritte zu identifizieren. Dort entstehen meist die größten Potenziale für Automatisierung.

Das Ziel besteht dabei nicht darin, Finance durch Technologie zu ersetzen. Ziel ist es, Raum für die Aufgaben zu schaffen, die Technologie nicht übernehmen kann.

Quick Assessment

• Werden regelmäßig Daten aus mehreren Systemen manuell zusammengeführt?

• Wiederholen sich dieselben Arbeitsschritte Monat für Monat?

• Verbringt das Finance-Team ausreichend Zeit mit Analyse und Planung?

• Sind wesentliche Kennzahlen automatisiert verfügbar?

• Enthält das Reporting neben Zahlen auch eine Einordnung der Ergebnisse?

Fazit

Die Qualität eines Reportings entscheidet sich selten am eingesetzten Tool.

Entscheidend ist, wie effizient Informationen bereitgestellt werden und wie viel Zeit anschließend für deren Interpretation bleibt.

Unternehmen profitieren besonders dann von Automatisierung, wenn wiederkehrende manuelle Arbeit reduziert wird. Dadurch entstehen Freiräume für Analyse, Planung und bessere Entscheidungen – also genau für die Aufgaben, die von Finance eigentlich erwartet werden.